Vertrag zur Auftragsverarbeitung

nach Art. 28 DSGVO zwischen dem Kunden als Verantwortlichem und Georg Flossmann, handelnd unter „leanframe“, Ickelsamerstraße 35, 81825 München, als Auftragsverarbeiter. Stand: 1. November 2026.

Der Kunde schließt diesen Vertrag elektronisch ab, indem er den AGB zustimmt, bei der Registrierung oder beim ersten Anmelden im Portal. Er gilt für alle Betriebe, die der Kunde in leanframe führt.

1. Gegenstand und Dauer

1. Gegenstand ist die Verarbeitung personenbezogener Daten durch leanframe im Auftrag des Kunden bei der Bereitstellung der Software leanframe nach den AGB.
2. Der Vertrag gilt, solange leanframe Daten des Kunden verarbeitet, also bis zum Ablauf der Löschfristen nach Ziffer 10.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

leanframe speichert und verarbeitet Daten, um

• Buchungsanfragen im Chat und im Portal zu beantworten und Termine zu buchen, zu verschieben und abzusagen,
• Bestätigungen, Erinnerungen und Hinweise per E-Mail zu versenden,
• neue Mails in den vom Kunden verbundenen Postfächern (des Betriebs und einzelner Mitarbeiter) zu lesen, einzuordnen und zu beantworten und beantwortete bzw. erledigte Mails dort als gelesen zu markieren (abschaltbar),
• auf Wunsch des Kunden (abschaltbar) aus seinen Korrekturen an Antwortentwürfen zu lernen: frühere Entwürfe und gesendete Antworten desselben Postfachs werden dem KI-Modell als Stilbeispiele mitgegeben, keine Nutzung zum Training des Modells,
• Wartelisten, Kundenlisten, Aufgaben und Auswertungen für den Kunden zu führen, einschließlich Nachrichten, die Endkunden im Chat an den Kunden richten,
• auf Veranlassung des Kunden Rückfragen zu einer Aufgabe per E-Mail an Endkunden zu senden, einmal daran zu erinnern und die Antwort im verbundenen Postfach zusammenzufassen,
• wenn der Kunde die Nachsorge einschaltet (ab Paket Standard): Endkunden nach einer Buchung einmal um ihre Einwilligung zu bitten, die Einwilligung mit Nachweis zu speichern und nur Endkunden mit Einwilligung nach dem Termin per E-Mail um eine Bewertung zu bitten und an einen Folgetermin zu erinnern; Abmeldungen sofort umzusetzen,
• wenn der Kunde Fragebögen anlegt (Paket Plus): Endkunden vor dem Termin die Fragen des Kunden zu stellen (auf der Buchungsseite, über einen Link aus Bestätigung und Erinnerung, nicht vertrauliche Fragen auch im Chat), die Antworten zu speichern und dem Kunden im Portal anzuzeigen und einmal an einen offenen Fragebogen zu erinnern,
• vom Kunden hinterlegte Angebote und Rabatte im Chat und per Mail zu nennen, ihre Bedingungen bei der Buchung zu prüfen und das genutzte Angebot am Termin zu vermerken,
• auf Weisung des Kunden Termindaten an von ihm angegebene Adressen zu übermitteln (Webhooks) und Daten als Datei bereitzustellen (Export); für diese Empfänger ist der Kunde selbst verantwortlich,
• Termine mit einem vom Kunden verbundenen Kalender (Google, Microsoft, iCloud) abzugleichen,
• wenn der Kunde „Kunden ins Adressbuch“ einschaltet (ab Paket Standard): Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse von Endkunden mit Termin und eine kurze Notiz („Kunde bei …“) auf seine Weisung in eine Gruppe „leanframe“ des von ihm verbundenen Adressbuchs (Google, Microsoft, Apple iCloud) zu schreiben, nur in eine Richtung aktuell zu halten und dort zu löschen, sobald der Endkunde in leanframe gelöscht oder zusammengeführt wird, der Kunde die Funktion mit „Kontakte entfernen“ abschaltet oder sein Betrieb geschlossen wird; andere Kontakte des Kunden liest oder ändert leanframe nicht. Für das Adressbuch und den Vertrag mit dessen Anbieter ist der Kunde selbst verantwortlich,
• Störungen zu beheben und Support zu leisten.

3. Art der Daten und Kreis der Betroffenen

Endkunden des Kunden, die einen Fragebogen beantworten: ihre Antworten auf die Fragen des Kunden.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Bei Betrieben aus Gesundheitsberufen kann sich schon aus einer Buchung ergeben, dass eine Behandlung stattfindet; diese Angabe ist von diesem Vertrag umfasst. Darüber hinaus verarbeitet leanframe Gesundheitsdaten nur in Fragen, die der Kunde in einem Fragebogen ausdrücklich als vertraulich markiert (Funktion erst nach Freischaltung durch leanframe). Dafür gilt:

1. Rechtsgrundlage ist die ausdrückliche Einwilligung des Endkunden (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die leanframe für den Kunden einholt: eigenes, nicht vorausgewähltes Kästchen mit dem Text, welche Fragen, welcher Zweck (Vorbereitung des Termins beim Kunden), Löschfrist und Widerruf. Der Termin hängt nie davon ab (vertrauliche Fragen können keine Pflichtfragen sein). leanframe speichert den Nachweis (Zeitpunkt, Weg, Fassung und Wortlaut, Fassung des Fragebogens, Termin) und setzt einen Widerruf sofort um: Die Antworten werden gelöscht, außer der Kunde hat beim Endkunden eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht markiert (mit Grund, nur Admins, protokolliert). Dann werden sie ab dem Widerruf nicht mehr angezeigt oder verwendet, nur noch gesperrt bis zum Ende der Frist aufbewahrt (Art. 17 Abs. 3 lit. b, Art. 18 DSGVO); der Endkunde wird im Link darauf hingewiesen. Ob eine solche Pflicht besteht, entscheidet und verantwortet der Kunde.
2. Die Antworten werden verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM, eigener Schlüssel, je Kunde und Antwort gebunden). Sie werden keinem KI-Modell übergeben (nicht im Chat, nicht im Assistenten des Portals), nicht in E-Mails an den Kunden oder Endkunden, nicht in Webhooks und nicht im Export der Termine. Im Portal sehen sie nur Admins des Kunden und Mitarbeiter, denen ein Admin das Recht gibt; jedes Anzeigen und jeder Export wird protokolliert. Über den Link sieht der Endkunde seine vertraulichen Antworten nicht noch einmal (nur, dass sie gespeichert sind).
3. leanframe löscht sie nach der vom Kunden eingestellten Frist (1 Monat bis 10 Jahre nach dem letzten Termin des Endkunden beim Kunden, Standard 3 Jahre), bei Widerruf wie in Ziffer 1 und sofort bei Löschung des Endkunden.
4. Der Kunde bleibt für die Rechtmäßigkeit verantwortlich: Er fragt nur ab, was er für die Vorbereitung des Termins braucht, ergänzt seine Datenschutzerklärung, prüft, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist (Art. 35 DSGVO), und legt die Löschfrist nach seinen Aufbewahrungspflichten fest (z. B. Dokumentationspflicht nach § 630f BGB); die Dokumentation selbst führt er in seinen eigenen Unterlagen.

4. Weisungen

1. leanframe verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, es sei denn, ein Gesetz verpflichtet zu einer Verarbeitung. Dann teilt leanframe dies vorher mit, soweit das Gesetz es erlaubt.
2. Weisungen sind dieser Vertrag, die AGB und die Einstellungen, die der Kunde im Portal vornimmt. Weitere Weisungen erteilt der Kunde in Textform.
3. Hält leanframe eine Weisung für rechtswidrig, weist leanframe den Kunden unverzüglich darauf hin.

5. Vertraulichkeit

1. Alle Personen, die bei leanframe Zugang zu den Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet oder unterliegen einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht.
2. Ist der Kunde Berufsgeheimnisträger (z. B. Heilberuf nach § 203 Abs. 1 StGB, etwa Physiotherapie oder Heilpraktiker), wirkt leanframe als sonstige mitwirkende Person nach § 203 Abs. 3 Satz 2 StGB. leanframe verpflichtet sich hiermit zur Verschwiegenheit über alle fremden Geheimnisse, die es dabei erfährt, und ist darüber belehrt, dass eine unbefugte Offenbarung nach § 203 Abs. 4 StGB strafbar ist. leanframe nimmt von solchen Geheimnissen nur Kenntnis, soweit es für die Leistung erforderlich ist, verpflichtet seine Beschäftigten und Unterauftragnehmer ebenso in Textform und setzt Unterauftragnehmer nur ein, soweit sie für die Leistung nötig sind.

6. Sicherheit der Verarbeitung

leanframe trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anlage 1 beschrieben sind. leanframe darf sie weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht sinkt.

7. Unterauftragnehmer

1. Der Kunde genehmigt die Unterauftragnehmer in Anlage 2.
2. Neue oder geänderte Unterauftragnehmer kündigt leanframe mindestens vier Wochen vorher per E-Mail an. Der Kunde kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Einigen sich die Parteien nicht, kann der Kunde zum Zeitpunkt des Wechsels kündigen.
3. leanframe verpflichtet jeden Unterauftragnehmer vertraglich auf die Pflichten dieses Vertrags.
4. Eine Übermittlung in Länder außerhalb des EWR erfolgt nur nach Art. 44 ff. DSGVO, etwa auf Grund eines Angemessenheitsbeschlusses (EU-US Data Privacy Framework) oder von Standardvertragsklauseln.

8. Unterstützung des Kunden

1. leanframe unterstützt den Kunden bei Anfragen Betroffener. Im Portal kann der Kunde die Daten einer Person exportieren (Auskunft) und löschen. Erreicht eine Anfrage leanframe direkt, leitet leanframe sie an den Kunden weiter.
2. leanframe unterstützt den Kunden bei den Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO, soweit es um die Verarbeitung in leanframe geht.

9. Meldung von Verletzungen

leanframe meldet dem Kunden eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, möglichst innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis. Die Meldung enthält die Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit sie bekannt sind.

10. Löschung und Rückgabe

1. Während der Laufzeit gelten diese Fristen:
   • Chatverläufe: einstellbar 1 bis 36 Monate nach der letzten Nachricht, Standard 12 Monate. Danach werden die Texte gelöscht und Kontakte ohne Termin anonymisiert.
   • Erledigte und verworfene Aufgaben: dieselbe Frist ab dem Erledigen. Offene Aufgaben bleiben, bis sie erledigt sind; mit einem Kunden werden auch seine Aufgaben und Rückfragen gelöscht. Rückfragen werden mit ihrer Aufgabe gelöscht.
   • Versendete E-Mails: 30 Tage nach dem Versand. Bei dauerhaft nicht zustellbaren bleiben Adresse, Art und Datum für die Versandsperre so lange wie diese eingestellt ist (Standard 90 Tage, 1 bis 365), der Inhalt wird nach 30 Tagen gelöscht. Zu Kundenmails eines Termins bleiben Betreff, Zeitpunkt und eine Prüfsumme des Textes (SHA-256) beim Termin, bis der Endkunde gelöscht wird. Protokoll der Webhook-Auslieferungen: 30 Tage.
   • Mails aus verbundenen Postfächern samt Antworten und gemerkten Entwürfen: wie Chatverläufe. Gemerkte Entwürfe löscht der Kunde jederzeit mit „Gelerntes löschen“. Die Zugangsdaten zu einem Postfach löscht leanframe, sobald der Kunde es trennt.
   • Nachsorge: Nachweis einer Einwilligung, solange sie gilt, und 3 Jahre nach Widerruf oder Löschung des Endkunden (Nachweispflicht, Verjährung möglicher Ansprüche); Protokoll der Nachsorge-Mails 3 Jahre; Abmeldelinks 2 Jahre.
   • Fragebögen: vertrauliche Antworten einstellbar 1 Monat bis 10 Jahre nach dem letzten Termin des Endkunden (Standard 3 Jahre), übrige Antworten 1 bis 120 Monate ab dem letzten Termin (Standard 24); beide sofort mit dem Endkunden. Nachweis der Einwilligung und Protokoll des Anzeigens 3 Jahre (Nachweispflicht, Verjährung).
   • Kontakte aus abgebrochenen Buchungen ohne Termin, Gespräch, Einwilligung oder sonstige Verwendung: nach 7 Tagen anonymisiert.
   • Kunden und Termine: bis der Kunde sie im Portal löscht oder der Vertrag endet.
   • Kontakte im verbundenen Adressbuch (Gruppe „leanframe“): mit dem Endkunden, beim Abschalten mit „Kontakte entfernen“ und bei Schließung des Betriebs (vor dessen Löschung). Wählt der Kunde beim Abschalten „Im Adressbuch lassen“, bleiben sie dort in seiner Verantwortung; Zugangsdaten und Zuordnungen löscht leanframe sofort.
   • Die Fristen gelten auch, solange ein Betrieb pausiert oder nach der Schließung noch nicht gelöscht ist.
2. Nach Vertragsende löscht leanframe alle Daten nach den Fristen in Ziffer 7 der AGB. Auf Wunsch stellt leanframe die Daten vorher in einem gängigen Format bereit.
3. Datensicherungen sind verschlüsselt und werden spätestens 35 Tage nach ihrer Erstellung überschrieben.

11. Nachweise und Kontrollen

1. leanframe stellt dem Kunden die Informationen bereit, die zum Nachweis der Pflichten nötig sind.
2. Der Kunde oder ein von ihm beauftragter, zur Verschwiegenheit verpflichteter Prüfer kann die Einhaltung nach Anmeldung mit vier Wochen Vorlauf prüfen, zu üblichen Geschäftszeiten und ohne Störung des Betriebs. Eine Prüfung vor Ort ist nur nötig, wenn schriftliche Auskünfte nicht ausreichen.

12. Haftung

Die Haftung richtet sich nach Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gelten die Regeln der AGB.

13. Schlussbestimmungen

1. Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag den AGB vor, soweit es um den Schutz personenbezogener Daten geht.
2. Änderungen bedürfen der Textform.
3. Die englische Fassung dient nur der Information; maßgeblich ist die deutsche Fassung.

Anlagen: 1. Technische und organisatorische Maßnahmen · 2. Unterauftragnehmer