In zehn Minuten startklar

Diese Liste führt Sie durch die Einrichtung von leanframe. Fast alles finden Sie im Portal unter Einstellungen (gegliedert in Betrieb, Online-Buchung, Kundenkommunikation, Team, Verbindungen sowie Abo & Daten; oben gibt es eine Suche). Die Übersicht zeigt Ihnen außerdem eine Einrichtungsliste, die sich von selbst abhakt. Die Reihenfolge ist erprobt, jeder Schritt dauert ein bis zwei Minuten.

1. Grundlagen

Konto anlegen: Auf app.leanframe.de Betrieb, Name und E-Mail-Adresse eintragen und den Link in der E-Mail anklicken. Ein Passwort brauchen Sie nicht.
Gesundheitsberuf? Unter Betrieb → Profil & Kontakt (auch als Schritt in der Einrichtungsliste) beantworten Sie, ob Sie Patienten betreuen oder Gesundheitsangaben verarbeiten, zum Beispiel Physiotherapie, Heilpraktiker, Psychotherapie, Arztpraxis, medizinische Massage, Ergotherapie, Logopädie oder Podologie. Bei „Ja“ gelten vorsichtigere Standards: keine Notiz an den Kontakten im Adressbuch, der Assistent fragt nicht nach Beschwerden und wiederholt keine Gesundheitsangaben, und die Übersicht erinnert an die Datenschutz-Folgenabschätzung und, wenn Sie um Bewertungen bitten, an Berufsrecht und Heilmittelwerbegesetz. Die Branche aus der Anmeldung ist nur ein Vorschlag, es zählt Ihre Antwort. Umschalten ändert nur Standards; was Sie selbst eingestellt haben, bleibt. Ändern können das nur Admins.
Pflichten als Gesundheitsberuf: Schon dass jemand bei Ihnen einen Termin hat, kann eine Gesundheitsangabe sein (Art. 9 DSGVO). Prüfen Sie, ob Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO) brauchen, und halten Sie das Ergebnis kurz schriftlich fest. Die Verarbeitung von Patientendaten durch einen einzelnen Arzt oder Angehörigen eines Gesundheitsberufs gilt in der Regel nicht als „umfangreich“ (Erwägungsgrund 91 DSGVO); größere Praxen, mehrere Standorte, vertrauliche Fragebögen und die Beantwortung von Anfragen durch eine KI sprechen eher für eine Folgenabschätzung. Unterliegen Sie der Schweigepflicht nach § 203 StGB (z. B. Ärzte, Psychotherapeuten, Physio- und Ergotherapeuten, Logopäden), dürfen Sie Dienstleister wie leanframe nach § 203 Abs. 3 StGB einbeziehen, soweit es erforderlich ist und sie zur Verschwiegenheit verpflichtet sind; leanframe ist das im AV-Vertrag. Bitten Sie Kunden, Beschwerden nicht in den Chat zu schreiben, sondern den Fragebogen zu nutzen oder Sie anzusprechen: Was im Chat steht, geht an die KI. Mustertext für Ihre Datenschutzerklärung: „Ihre Terminanfragen und Termine (Chat, Buchungsseite, E-Mail) verarbeiten wir, um Termine zu vergeben und zu verwalten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit sich daraus Angaben zu Ihrer Gesundheit ergeben, etwa schon die Tatsache einer Behandlung, Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG). Technischer Dienstleister ist leanframe (Auftragsverarbeitung, Server in der EU); Nachrichten im Chat und per E-Mail beantwortet ein KI-Assistent über einen Unterauftragnehmer von leanframe. Bitte schreiben Sie Angaben zu Beschwerden nicht in den Chat.“ Lassen Sie die Texte anwaltlich prüfen.
Öffnungszeiten: Unter Betrieb → Öffnungszeiten die Zeiten je Wochentag eintragen, auch Mittagspausen. Wiederkehrende Pausen mit Namen (z. B. „Mittagspause Mo–Fr 12–13 Uhr“) legen Sie unter Betrieb → Urlaub & Sperrzeiten → Wöchentlich an.
Urlaub: Unter Betrieb → Urlaub & Sperrzeiten freie Tage und Betriebsferien eintragen. Die gesetzlichen Feiertage Ihres Bundeslands wählen Sie schon bei der Anmeldung (ändern unter Betrieb → Profil & Kontakt).
Leistungen: Unter Betrieb → Leistungen jede Leistung mit Dauer und Preis anlegen. Kunden können nur buchen, was hier steht. Bei mehreren Dauern eine Standarddauer wählen: Die nimmt der Assistent, wenn der Kunde keine nennt.

2. Team und Kalender

Personen: Unter Einstellungen → Team steht jede Person einmal, mit einer Karte für alles: Zugang zum Portal, Rechte, ob Kunden bei ihr buchen können (Farbe, Leistungen, eigene Arbeitszeiten, Chat-Link), Kalender und Postfach. „Person hinzufügen“ fragt nur zwei Dinge: Soll sich die Person anmelden? (als Nutzer, als Admin oder nicht) und Können Kunden bei ihr buchen? So legen Sie in einem Schritt eine Kraft an, die sich anmeldet und buchbar ist, eine Aushilfe ohne Zugang (nur im Kalender) oder den Empfang ohne eigene Termine. Wer sich anmelden soll, bekommt eine Einladung per Mail. Neue buchbare Personen bekommen alle Leistungen und die Öffnungszeiten des Betriebs; einschränken können Sie das danach in der Karte.
Online buchbar: In der Karte unter Buchbar. Aus: Termine bei dieser Person trägt nur Ihr Team im Portal ein, der Chat bietet sie nicht an.
Rechte: Ebenfalls in der Karte, mit Klartext und dem Hinweis, was Standard ist (z. B. „Termine anderer ändern“: an für den Empfang ohne eigenen Kalender, aus mit eigenem Kalender). Admins sehen und ändern immer alles. Inhaber verwalten auch das Abo.
Kalender (optional): leanframe hat einen eingebauten Kalender; Buchen, Verschieben, Absagen und Erinnerungen funktionieren ohne jede Verbindung. In der Karte einer Person unter Kalender können Sie zusätzlich Google, Outlook/Microsoft 365 oder iCloud verbinden, wenn Sie Ihre Termine auch dort sehen möchten. Private Termine gelten dann als belegt. Verbindungen → Kalender zeigt alle Personen auf einen Blick (Status, Probleme).
Kunden ins Adressbuch (optional, ab Paket Standard): Unter Verbindungen → Adressbuch wählen Sie iCloud (Apple-ID mit App-Passwort; ist ein iCloud-Kalender verbunden, genügt ein Tipp) oder, sobald freigeschaltet, Google Kontakte bzw. Outlook/Microsoft 365. leanframe legt Ihre Kunden mit Termin in einer eigenen Gruppe „leanframe“ an (Name, Telefon, E-Mail und wahlweise eine kurze Notiz: mit Betriebsname, neutral oder keine; ist Ihr Betrieb als Gesundheitsberuf eingestellt, ist „keine Notiz“ voreingestellt, weil schon „Kunde bei …“ eine Behandlung verrät, sonst „mit Betriebsname“, solange die Frage offen ist „neutral“), hält sie alle paar Minuten aktuell und löscht sie dort mit, wenn Sie einen Kunden löschen oder zusammenführen. Nur in eine Richtung: Änderungen im Adressbuch werden überschrieben. Ist das Konto auf dem Handy eingerichtet (Kontakte an), zeigt das Handy bei einem Anruf den Namen. Abschalten: Kontakte entfernen oder im Adressbuch lassen. Ob Sie für Ihr Adressbuch-Konto einen eigenen AV-Vertrag mit dem Anbieter brauchen (z. B. Google Workspace, Microsoft 365), entscheiden Sie als Verantwortlicher.
Kalender-Abo (ohne Verbindung): Unter Konto (eigener Kalender) bzw. in der Karte der Person unter Team → Kalender erzeugen Sie einen geheimen Link, den Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook abonnieren. Er zeigt die Termine nur zum Lesen, mit Leistung, Uhrzeit und dem Vornamen des Kunden; Kalender-Apps aktualisieren Abos alle 15 Minuten bis mehrere Stunden. Behandeln Sie den Link wie ein Passwort; „Neuen Link erzeugen“ macht den alten sofort ungültig.

3. Buchungsregeln und Texte

Buchungsregeln: Unter Online-Buchung → Buchungsregeln festlegen, wie kurzfristig gebucht werden darf, unter Online-Buchung → Absagen & Verschieben die Fristen fürs Absagen und Verschieben; ob Kunden beim Verschieben die Person wechseln dürfen, steht unter Team. Selten Geändertes (z. B. Zeitraster) liegt jeweils unter Erweitert.
Erinnerungen: Ebenda den Zeitpunkt der Erinnerung prüfen, auf Wunsch eine zweite Erinnerung einschalten.
Texte: Unter Kundenkommunikation → Texte & Vorlagen Begrüßung und Mails in Ihrem Ton anpassen: je Mailart ein Reiter, oben der Umschalter Deutsch/English, rechts (am Handy darunter) die Vorschau der echten Mail, mit Beispieldaten oder Ihrem nächsten Termin. Leere Felder nutzen den Standardtext. Jede gespeicherte Änderung wird eine Fassung im Verlauf (wer, wann, mit wie vielen Mails gesendet; alte Fassungen lassen sich wiederherstellen), und jede gesendete Mail behält ihre Fassung (sichtbar in der Kundenakte). Mit Testmail an mich sehen Sie die Mail in Ihrem eigenen Postfach.
Angebote (ab Paket Standard): Unter Angebote Rabatte und Aktionen anlegen, auf Wunsch mit Zeitraum, Wochentagen, nur für Neukunden oder mit Code. Der Assistent nennt nur diese und vermerkt sie am Termin; andere Rabatte sagt er nie zu.
Kontakt-E-Mail: Unter Betrieb → Profil & Kontakt die Adresse für Rückfragen eintragen. Sie steht als Antwortadresse in jeder Mail an Ihre Kunden. Nehmen Sie eine Adresse Ihrer eigenen Domain (z. B. info@ihr-betrieb.de): Adressen von web.de, GMX, Gmail oder Outlook als Antwortadresse lassen Mails öfter im Spam landen.
Datenschutz-Link: Unter Betrieb → Profil & Kontakt den Link auf Ihre Datenschutzerklärung eintragen. Er erscheint im Chat. Ergänzen Sie Ihre Datenschutzerklärung um einen Absatz zur Terminbuchung über leanframe.
Nachsorge (ab Paket Standard): Unter Kundenkommunikation → Nachsorge einschalten und Ihren Google-Bewertungslink eintragen; unter Leistungen je Leistung festlegen, nach wie vielen Tagen an den nächsten Termin erinnert wird (z. B. 42). Kunden werden einmal nach der Buchung gefragt (Chat, Häkchen auf der Buchungsseite; im Mail-Kanal nur, wenn Sie Auch im Mail-Kanal nach der Einwilligung fragen einschalten, was Sie erst nach rechtlicher Prüfung tun sollten); nur wer zustimmt, bekommt nach dem Termin eine Bitte um Bewertung und später die Erinnerung, jeweils mit Abmeldelink. Alle bekommen denselben Bewertungslink, ohne Vorabfrage und ohne Belohnung. Gesundheitsberufe: Prüfen Sie vor dem Einschalten der Bitte um Bewertung Ihr Berufsrecht und das Heilmittelwerbegesetz (z. B. Werbung mit Äußerungen Dritter, § 11 HWG); die Erinnerung an den Folgetermin funktioniert auch ohne Bewertungslink. Ergänzen Sie Ihre Datenschutzerklärung, etwa: „Wenn Sie bei der Buchung zustimmen, bitten wir Sie nach dem Termin per E-Mail um eine Bewertung und erinnern Sie an einen Folgetermin (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Einwilligung jederzeit über den Link in jeder dieser Mails widerrufen. Den Nachweis Ihrer Einwilligung bewahren wir bis 3 Jahre nach dem Widerruf auf.“ Lassen Sie den Text im Zweifel anwaltlich prüfen.
Fragebögen (Paket Plus): Unter Kundenkommunikation → Fragebögen je Leistung Fragen anlegen (kurzer oder langer Text, Auswahl, Ja/Nein, Datum, Zahl; auf Wunsch auf Englisch), gern mit einer Vorlage (Massage, Physiotherapie, Kosmetik, Friseur). Kunden beantworten sie auf der Buchungsseite (überspringbar, wenn Sie wollen), im Chat (nur nicht vertrauliche Fragen) oder über den Link in Bestätigung und Erinnerung, ändern können sie bis zum Termin. Die Antworten stehen im Termin und in der Kundenakte. Ändern Sie Fragen, behalten alte Antworten ihre Fassung. Löschfristen unter Abo & Daten → Aufbewahrung & Datenschutz, die Erinnerung unter Kundenkommunikation → Erinnerungen.
Vertrauliche Fragen (z. B. Gesundheit, nach Freischaltung): Markieren Sie nur, was Sie zur Vorbereitung wirklich brauchen. Kunden beantworten solche Fragen nur mit ausdrücklicher Einwilligung (eigenes Kästchen), nie im Chat, nie als Pflicht; die Antworten sind verschlüsselt, gehen nicht an die KI und werden standardmäßig 3 Jahre nach dem letzten Termin des Kunden gelöscht (einstellbar 1 Monat bis 10 Jahre unter Abo & Daten → Aufbewahrung & Datenschutz). Welche Frist für Sie gilt, richtet sich nach Ihren Aufbewahrungspflichten (z. B. Behandlungsdokumentation nach § 630f BGB: 10 Jahre) und ist Ihre Entscheidung. Müssen Sie Angaben eines Kunden aufbewahren, markieren Sie das in der Kundenakte unter Aufbewahrungspflicht (mit Grund): Ein Widerruf des Kunden löscht seine vertraulichen Angaben dann nicht sofort, sie werden nicht mehr angezeigt oder verwendet und bis zum Fristende gesperrt aufbewahrt; der Kunde sieht im Link, dass eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Einzelne Chat-Nachrichten mit vertraulichen Angaben können Sie in der Kundenakte als vertraulich markieren (Recht Vertrauliches). Sehen dürfen sie Admins; Mitarbeitern geben Sie das Recht in ihrer Karte unter Team (Abschnitt Rechte). Ihre Pflichten: Datenschutzerklärung ergänzen, prüfen, ob Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO) brauchen (bei regelmäßiger Verarbeitung von Gesundheitsdaten oft ja), Schweigepflicht beachten (Heilberufe: § 203 StGB, leanframe ist als mitwirkende Person zur Verschwiegenheit verpflichtet, siehe AV-Vertrag), Ihre Dokumentation weiter in Ihren eigenen Unterlagen führen. Mustertext für Ihre Datenschutzerklärung: „Vor Ihrem Termin können Sie einen Fragebogen ausfüllen. Ihre Antworten nutzen wir, um den Termin vorzubereiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Angaben zu Ihrer Gesundheit in den als vertraulich markierten Fragen verarbeiten wir nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO); sie ist freiwillig, Ihr Termin gilt auch ohne sie, und Sie können sie jederzeit über den Link zum Fragebogen oder bei uns widerrufen; dann löschen wir diese Angaben, soweit uns keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht trifft (in diesem Fall sperren wir sie bis zum Ablauf der Frist, Art. 17 Abs. 3 lit. b, Art. 18 DSGVO). Diese Angaben werden verschlüsselt gespeichert, nur von berechtigten Mitarbeitern gelesen, nicht von einer KI verarbeitet und [3 Jahre] nach Ihrem letzten Termin bei uns gelöscht, die übrigen Antworten [24 Monate] nach Ihrem letzten Termin. Technischer Dienstleister ist leanframe (Auftragsverarbeitung, Server in der EU).“ Lassen Sie den Text anwaltlich prüfen.

4. Chat teilen und testen

Link teilen: Unter Online-Buchung → Chat teilen & Website (oder in der Übersicht über Teilen & QR-Code) den Buchungslink in Google-Unternehmensprofil, Instagram, E-Mail-Signatur und auf Visitenkarten (QR-Code) setzen.
Buchungsseite ohne Chat: Ebenfalls dort steht der Link zur Buchungsseite. Kunden wählen dort Leistung, Tag und Uhrzeit selbst; Bestätigung und Links wie im Chat. Abschaltbar unter Online-Buchung → Buchungsregeln.
Fenster auf der Website: Ebenfalls dort den Code für das Chat-Fenster kopieren, in Ihre Website einfügen und Ihre Domain gleich dort freigeben.
Postfach verbinden (ab Paket Standard): Unter Verbindungen → Postfach mit Google oder Microsoft anmelden oder Adresse und Passwort bzw. App-Passwort eintragen. Der Assistent beantwortet dann auch Terminmails, selbst oder als Entwurf zur Freigabe. Beantwortete Mails markiert leanframe im Postfach als gelesen (abschaltbar). Einen verworfenen Entwurf beantworten Sie im Portal selbst oder lassen ihn mit einem Hinweis neu schreiben.
Testbuchung: Selbst einen Termin im Chat buchen, die Bestätigung per E-Mail prüfen, über den Link verschieben und absagen.
Übersicht ansehen: Der Testtermin erscheint sofort in der Übersicht und im Kalender, auch nach dem Verschieben.

5. Im Alltag

Pause: Im Urlaub oder bei voller Auslastung Buchungen mit einem Klick pausieren. Bestehende Termine und Erinnerungen laufen weiter.
Aufgaben: Rückrufwünsche aus dem Chat, Mails „für Sie“ und eigene To-dos landen unter Aufgaben, mit Frist, Zuständigem und auf Wunsch einem Zeitfenster im Kalender. Fällige Aufgaben sehen Sie auch im Kalender.
Beim Kunden nachfragen: In einer Aufgabe schreiben Sie in einem Satz, was Sie wissen möchten. Der Assistent formuliert die Mail, Sie senden sie. Die Antwort fasst er in der Aufgabe zusammen; ohne Antwort erinnert er einmal (Zeitpunkt unter Kundenkommunikation → Erinnerungen).
Warteliste: Ist nichts frei, tragen sich Kunden ein. Wird ein Termin frei, bieten Sie ihn mit einem Klick an.
Export und Schnittstellen: Unter Verbindungen → Export & Schnittstellen Kunden, Termine und Aufgaben als Excel, CSV oder JSON exportieren. Im Paket Plus meldet leanframe Termine per Webhook an Ihr CRM oder über Zapier, Make und n8n an andere Programme.
Paket wählen: Die Testphase dauert 14 Tage. Unter Abo wählen Sie rechtzeitig ein Paket, damit der Chat ohne Unterbrechung weiterbucht. Was in welchem Paket enthalten ist, steht unter Funktionen und Pakete.

Fragen? Schreiben Sie uns, wir helfen bei der Einrichtung.